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Agendas de trabajo efectivas: La mejor forma de planear viajes corporativos

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amexDurante los viajes corporativos o de negocios es muy importante contar con el respaldo de una agenda de trabajo eficiente que nos permita cumplir con todos los objetivos pactados. Para ello, al realizarla deben tomarse en cuenta aspectos fundamentales tales como:

Objetivos

Todo viaje corporativo tiene un objetivo fundamental, comúnmente el cerrar un negocio o bien darle seguimiento, sin embargo, cuando éste no se tiene claro los esfuerzos pueden dispersarse y no tener el resultado deseado, además en estos casos comúnmente los gastos de viaje se disparan aumentando las pérdidas para la compañía. Por ello, al agendar compromisos dentro de un viaje de negocios es fundamental tener presente los objetivos con que se realiza y dejar fuera todas aquellas actividades que no suman o aportan nada a su favor.

Fechas

Aunque al viajar se conozca perfectamente tanto la fecha de salida y  como la de regreso, es de vital importancia que dentro de la agenda se encuentren los plazos de tiempo con los que se cuentan para realizar actividades pero sobre todo cumplir los objetivos, de esta forma las probabilidades que algún aspecto importante se olvide disminuyen considerablemente.

Necesidades

Además de tener claro los objetivos y fechas, dentro de la agenda de trabajo también es importante contar con una lista de necesidades que nos ayudarán a alcanzar los objetivos del viaje de negocios, por ejemplo, si en determinada reunión debe contarse con la presencia de otro miembro del equipo o algún insumo o recurso en particular.

Tiempos muertos

Por ilógico que parezca, al realizar la agenda de un viaje corporativo es importante contar con tiempos muertos, los cuales puedan utilizarse en caso de ser necesarios, por ejemplo, cuando una reunión demore más de lo previsto o existan juntas adicionales a las planeadas en un primer momento.

Aunado a lo anterior, es muy importante que la planeación de la agenda de un viaje de negocios no sólo se quede en la parte teórica, sino por el contrario se lleve a la práctica, pues si lo agendado no se sigue apegadamente los resultados del viaje seguramente no serán los deseados.

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