Al momento de planear el presupuesto de viajes corporativos, el departamento de finanzas de cada empresa se enfrenta al reto de reducir gastos de transporte y viáticos, y aunque la mayoría de estos traslados se planean con anticipación, existen factores prácticamente imposibles de controlar, como citas canceladas, demora en los vuelos o reuniones alargadas que pueden incrementar los desembolsos financieros.
Para lograr un mejor control en los gastos que implican estos traslados corporativos, es importante que las empresas tengan en mente estos pasos clave que permiten ahorrar recursos:
Políticas de viaje
Con base en el perfil del viajero de negocios de la empresa, se debe definir en un principio la categoría de los hoteles y tipos de vuelos que deberán usar con el fin de que cubra sus necesidades sin afectar la estabilidad financiera de la compañía.
Además, se debe establecer por escrito los tipos de gastos que estarán cubiertos por la empresa, como los costos de alimentación o la renta de automóviles, de esta forma los ejecutivos podrán tenerlo en mente y se evitará un mal uso de recursos.
Presupuesto establecido
El área financiera debe definir un costo promedio de los boletos de avión para mantenerse en ese margen al momento de realizar la compra. Además, deben adquirirse con anticipación para poder efectuar un ahorro verdadero para la empresa.
Establecer convenios
Si los viajes son frecuentes, se puede establecer una negociación con aerolíneas y hoteles para poner en marcha convenios y obtener precios preferenciales.
Adicionalmente, hacer uso del programa de recompensas que ofrecen algunas tarjetas corporativas también potenciará el ahorro al adquirir boletos de avión o hacer reservaciones.
Contemplar los gastos adicionales
Este tipo de gastos son muy comunes en los viajes de negocios, por lo que se les debe tener en cuenta. Estos consumos extras pueden ser, por ejemplo, los transportes desde el hotel a las citas de negocios.
Para que no se eleven demasiado y haya gastos innecesarios, el área de finanzas debe elaborar una lista de todos estos conceptos y considerarlos en el presupuesto.
Establecer alianzas
Además de los convenios con hoteles o aerolíneas mencionados anteriormente, la empresa puede aliarse con agencias especializadas en viajes de negocios, de esta forma también podrá acceder a costos preferenciales o facilidades de pago y cubrir necesidades específicas de su compañía.
Tener en mente estas recomendaciones al momento de gestionar un viaje de negocios te ayudará a ahorrar valiosos recursos para tu empresa y beneficiar la administración financiera.
