Los gastos en las oficinas pueden ser muy grandes si no se mantiene un control y buena administración de dinero. Ya que debido al gran movimiento de personas suelen desperdiciar más papelería o encargar materiales que son innecesarios.

En los negocios cuando se comienza a ahorrar es importante que tengas en cuenta que el ahorro no será igual al que realizas en tu casa. En las oficinas de un negocio se consume más energía eléctrica, compra de insumos necesarios para el correcto funcionamiento del negocio.

Sin embargo el gerente de la empresa o los directores, pueden hacer un presupuesto mensual para compras, de forma que con estudios puedan saber cuanto es el promedio que se gastan mensualmente en estas compras.

Este presupuesto mensual no debe excederse, pero tampoco debes dar más dinero del necesario, esto sirve para un mejor control.

Algunos tips de ahorro que puedes tomar en cuenta son:

• Revisa que las luces que no se estén utilizando se mantengan apagadas
• Cada término de jornada de trabajo que se queden apagados las computadoras
• Utilizar focos ahorradores de energía
• Aprovechar al máximo la luz solar
• A la hora de salir verificar que todas las luces se encuentren apagadas
• Ahorrar en insumos, que es el mayor gasto al que se enfrentan los negocios.
• Reciclar hojas con una sola impresión
• No imprimir documentos nada más porque si.

Sin embargo se pueden ahorrar en otras muchas secciones, otro ejemplo es ahorrar en la tecnología.

Cuando pensamos en los distintos ahorros de oficina que podemos realizar , mucha veces nos parece que gastos como el de papel no son de importancia. Sin embargo a la hora de sumar el ahorro en dinero y en contribución al medio ambiente es mucho.

Ahorrar papel es sin dudas antes que nada un proceso de concientización a todos los usuarios, como así también a nosotros mismos. Algunos puntos que deberíamos tener en cuenta son:

 -         Una buena idea es hacer conocer al personal la idea del ahorro. Los motivos fundamentales por los cuales se intentará hacer reducción en ese gasto. Sería interesante mostrar con datos y números el presupuesto que se destina en este insumo.

-         Comentar algunas propuestas sencillas para comenzar e ir de poco induciendo otras para que el personal no entre en caos antes de tiempo.

-         Dar el ejemplo con nuestras acciones para que no tenga efectos contrarios.

 Cuando pensemos en las medidas que podemos adoptar algunas de estas pueden ser:

•  Envía comunicaciones on line en vez de impresas y asegúrate que todos den el OK de recibido. De esta manera no se archivarán papeles y evitarás el gasto.
•  Intenta imprimir solo las notas que deban llevar firma y sello y estas (por legalidad) no puedan ser digitales.
•  Ahorra en fotocopias. Un original y una copia muchas veces son suficientes, sobre todo en materiales extensos.
•  Realiza reuniones con computadores y evita que lleven lápiz y papel.
•  Compra papel más económico y de menor gramaje para el uso diario interno de la oficina.
• Reutiliza el papel: si tiene impresiones de un solo lado, utiliza para borrador o re imprimir el lado que ha quedado en blanco.
•  Averigua por papeles reciclados: no solo para comprar sino tambien para vender tu sobrante de papel antes que llegue al tacho.

Las oficinas suelen ser un gran movimiento de gente en distintos horarios y con ritmos que hacen necesario tener que mantener las mismas en funcionamiento durante un transcurso prolongado a lo largo del día. Esto no es un problema excepto cuando ante crisis como las actuales es necesario comenzar a reducir costos.

Cuando pensamos en ahorrar es importante saber que no en todos los ámbitos es posible realizar los mismos ahorros. El ahorro de energía, de gas, de insumos para el funcionamiento debe estar condicionado a las secciones, funciones y necesidad de logros de cada sección.

De todas maneras, desde la gerencia de la empresa, o dirección se pueden tomar pautas generales que permitan el ahorro en la oficina y de esa manera hagan posible reducir algunos costos fijos que aumentan el presupuesto mensual.

Ahorrar energía: es uno de los puntos más complicados pero que a la vez nos permitirán uno de los ahorros más grandes. Para eso es necesario

-Revisar las luminarias de cada sección. Asegurarse que no haya focos de más en las secciones pero que a la vez los empleados puedan trabajar correctamente.

-Utilizar focos ahorradores en lugares de encendidos prolongados.

-Intentar aprovechar como horas de trabajo las que tengan luz solar. Abrir ventanas, correr cortinas y tratar de iluminar los ambientes con luz solar.

-Evite prender luces por la noche de sitios que no son necesarios. Baños, depósitos que no se utilizan.

-Si cuenta con un encargado deberá solicitarle que antes de retirarse, revise que no queden luces encendidas o equipos donde no queda gente trabajando.

Ahorrar en gas: en invierno es importante que todos contribuyan cerrando puertas y ventanas del exterior para que los ambientes se calefaccionen correctamente.

Evite poner los aparatos en máximo en lugares con mucha gente trabajando, se sofocarán y deberán abrir las puertas exteriores para bajar la temperatura.

Ahorrar en insumos: el gasto en papel suele ser en las empresas uno de los mayores costos. Re utilizar el papel para otras funciones como borrador.

-reciclar las hojas que tienen una sola impresión para poder imprimirlas del otro lado cuando se trata de borradores.

Concientizar sobre la necesidad de evitar imprimir documentos que no deban ser presentados, firmados, sellados, y solo de orden interno.

También es posible ahorrar en tecnología, descargando programas desde distintas páginas de internet.